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Per mantenere l'equilibrio finanziario è essenziale tenere traccia dei flussi di cassa, così come seguire alcune buone abitudini nella gestione finanziaria. Si diventa insolventi quando manca la cassa, e questo può succedere perché il business perde soldi oppure perché cresce troppo velocemente e si trascura la gestione finanziaria.

Ricordate che il profitto non è la stessa cosa dei flussi di cassa. La vostra azienda può generare un elevato profitto, e potreste anche registrare una forte crescita, ma se le fonti di finanziamento non sono sufficienti, potreste non essere in grado di pagare i vostri fornitori o finanziatori, il che potrebbe rendere insolvente vostra azienda.

Ecco otto ottimi modi per tenere sotto controllo i vostri flussi di cassa e prevenire problemi di liquidità:

1. Predisponete un modello di previsione dei flussi di cassa

Fissate obiettivi per i prossimi 6-12 mesi anche per tenere traccia delle finanze ed evitare eventuali carenze. Il modo più semplice per impostare una previsione dei flussi di cassa è quello di predisporre un modello, anche utilizzando un semplice foglio di calcolo, che elenchi mensilmente le entrate e le uscite. Ogni settimana, aggiornate la previsione per le successive 4 settimane. Prendete nota di eventuali variazioni stagionali. Potete anche elaborare scenari ambiziosi, ma siate sempre pronti a sostenere quelli realistici e conservativi.

2. Tenete sotto controllo i pagamenti

Inviate le fatture tempestivamente e siate veloci nel rincorrere le fatture scadute. Fissate sempre condizioni di pagamento chiare con i fornitori, fin dall'inizio della loro attività – 60 o 90 giorni possono essere la norma. Imparate a conoscere le date di pagamento dei vostri clienti e non ignorate le irregolarità o i ritardi - un cliente che non paga bene potrebbe essere sul punto di andare in liquidazione. Sapere quando si deve pagare un prodotto o un servizio vi aiuterà a tenere sotto controllo i vostri flussi di cassa.

3. Rimanete “sul pezzo” con la gestione delle scorte

Una gestione efficiente delle scorte è importante quanto la gestione dei flussi di cassa – è tutto collegato. Riconciliate la contabilità di magazzino nello stesso momento in cui riconciliate i conti bancari - sia che si tratti di una settimana o di un mese. Vanno evitate le giacenze eccessive ma anche le rotture di stock. Un sistema di controllo delle scorte gestito in modo efficiente avrà un impatto positivo sui vostri flussi di cassa, perché non avrete mai troppe scorte, e questo vi aiuterà a contenere il capitale investito nel business – i soldi che servono a finanziarlo.

4. Mantenete buoni rapporti con i finanziatori

Di tanto in tanto, avrete necessità di potenziare le fonti di finanziamento, specie se il vostro business è stato avviato da pochi anni e sta crescendo bene. Restate in buoni rapporti con i finanziatori, bancari e non, e teneteli informati sia dei vostri successi che di eventuali imprevisti o revisione delle vostre previsioni. Sviluppando un buon rapporto, basato sulla fiducia, con le banche e i finanziatori, aumenta la vostra credibilità, e con questa la probabilità di ottenere le risorse finanziarie necessarie per sviluppare i vostri progetti.

5. Cercate il credito che vi serve

Se la vostra attività sta crescendo rapidamente - ad esempio, vi siete aggiudicati un nuovo contratto con un cliente molto interessante, per far fronte ai nuovi ordini o investimenti, potreste avere bisogno di nuova cassa. Cercate lo strumento giusto per le vostre esigenze, per l’ammontare che effettivamente vi serve. Utilizzate strumenti finanziari a breve termine per finanziare il circolante, e finanziamenti a lungo termine per gli investimenti. In questo modo favorirete l’equilibrio finanziario del business, e inoltre aumenterete la probabilità di ottenere i finanziamenti necessari. Chi vi finanzia, di solito, tiene conto del modo in cui la cassa viene poi impiegata: non chiedete uno scoperto di conto corrente per acquistare una nuova macchina a controllo numerico o un finanziamento a medio lungo termine per finanziare i crediti a 90 giorni. Anche se otteneste il denaro, potreste finire per pagare più interessi del dovuto, perché con una struttura finanziaria sbilanciata il vostro merito creditizio peggiorerebbe, oppure potreste generare voi stessi delle tensioni finanziarie.

6. Mantenete massima l’attenzione sulle uscite

Valutate la frequenza con cui pagate i fornitori, il fisco, le rate dei finanziamenti e così via - è possibile pagare a rate, con termini di dilazione più lunghi o rendere più flessibili le condizioni? Usate il vostro potere contrattuale per concludere accordi che siano favorevoli anche dal punto di vista finanziario, che significa tempi e modi di pagamento. Inoltre, state sempre attenti ai costi: valutate ciò che è utile e ciò che è necessario, cercate sempre nuove alternative, mettete in competizione i fornitori e pensate a come mantenere semplici i processi – anche le ore uomo sono un costo.

7. Anticipate i problemi, prima che accadano

Identificate in anticipo i potenziali problemi dei flussi di cassa aggiornando regolarmente le vostre previsioni, monitorando le condizioni del mercato, tenendo d'occhio i clienti e i fornitori che potrebbero trovarsi in difficoltà e intervenendo non appena individuate un problema. Non nascondete la testa sotto la sabbia sperando che il problema si risolva da solo. Tenendo sotto controllo i vostri flussi di cassa sarete in grado di affrontare i problemi in modo rapido ed efficiente. Inoltre, se il problema ha delle complessità che non conoscete, parlate con un commercialista o un consulente specializzato.

8. Utilizzate la finanza alternativa

Anche se siete abituati diversamente, fatevi l’idea che non esiste solo la banca. La schiera dei soggetti autorizzati a pieno titolo a erogare finanziamenti alle PMI cresce ogni giorno. Per il capitale circolante c’è l’invoice trading, che è anche più flessibile e di facile accesso rispetto agli strumenti tradizionali. Per i vostri investimenti ci sono fornitori di finanza a medio lungo termine. E se la vostra azienda è abbastanza grande, per finanziare il vostro capitale fisso ci sono anche i minibond. Imparate a conoscere anche i fornitori di questi nuovi strumenti e mettetevi in contatto.